Voor de ondersteuning van de algemeen directeur en het hele team zoekt ASTER cv, voor snelle indiensttreding, een enthousiaste en sociaal vaardige medewerker met een brede administratieve achtergrond.
Je takenpakket:
De administratieve medewerker rapporteert aan de algemeen directeur. De taken van de administratieve medewerker omvatten:
- Administratieve en logistieke ondersteuning van het hele team;
- Beantwoorden van inkomende telefoons en mails en doorschakelen naar de juiste collega’s;
- Beheer van de documentatie van de PV-installaties;
- Opvolging van de uitvoering van facturatie en betalingen;
- Planning van vergaderingen;
- Ondersteuning bij de organisatie van allerhande activiteiten en evenementen (o.a. uitnodigingen, planning, onthaal, catering);
- Organisatie van dienstreizen (boeken van verplaatsingen, verblijf, contact met de betrokken partijen,…);
- Actueel houden van databases en archief en beheer van (juridische en andere) publicaties,…;
- Bestellen van goederen en beheer van de stock;
- Administratieve en technische ondersteuning op domeinen als verzekeringen;
- Praktische uitvoering van een aantal aspecten van de communicatie, bv. actualiseren van sociale media en website, voorbereiding en opmaak van publicaties (nieuwsbrief, Jaarverslag,…).
Wie zoeken we?
- Je bent samen met je collega’s een ambassadeur van de organisatie, zowel voor de sociale huisvestingsmaatschappijen als voor de sociale huurders, maar ook voor externe contacten. Je wil mee schrijven aan ons duurzaam verhaal;
- Je bent een administratieve duizendpoot, je voelt je thuis in de vele domeinen van de administratie;
- Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands. Een goede kennis van het Engels en het Frans is een pluspunt;
- Je hebt een goede kennis van de courante software pakketten;
- Je kijkt vooruit en weet zo problemen te voorkomen; als er zich toch iets voordoet, zoek en vind je snel een oplossing;
- Je neemt initiatief en brengt ideeën aan;
- Je bent niet snel van de wijs te brengen en je vindt snel je weg in een nieuwe materie;
- Je bent “een plantrekker”, je hebt genoeg aan een korte briefing om aan de slag te gaan;
- Je werkt efficiënt en gestructureerd;
- Je bent vriendelijk en klantgericht;
- Je bent loyaal en discreet;
- Je werkt graag in teamverband, met je sterke communicatievaardigheden en mensgerichtheid weet je je collega’s te ontzorgen;
- Je bent bereid tot occasioneel avond- of weekendwerk en prestaties buiten het kantoor;
- Je hebt een bachelordiploma (bv. Office Management). Ervaring in een gelijkaardige functie is een pluspunt, maar geen vereiste.
Wat hebben we jou te bieden?
- Een voltijdse betrekking met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur;
- Een warme ontvangst in een zelfsturend, dynamisch team van een achttal personen waar initiatief gewaardeerd wordt;
- Een mensgerichte organisatie met vlakke organisatiestructuur waarin we passie aanwakkeren en talent alle ruimte geven om verder te ontwikkelen;
- Een goede balans tussen werken - privé met de mogelijkheid tot telewerken (maximaal 2 dagen per week);
- Een familiale sfeer waar openheid, out-of-the-box denken en een constructieve samenwerking véél belangrijker zijn dan strikte hiërarchie;
- Duurzame projecten waarmee je elke dag meehelpt om de wereld duurzamer te maken;
- Een competitief verloningspakket met diverse extralegale voordelen (maaltijdcheques, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, bijkomende vakantiedagen), dat aansluit bij je kennis en ervaring.
Ben jij de persoon die we zoeken?
Solliciteer vandaag. Bezorg ons je CV met motivatiebrief zo snel mogelijk via jobs@aster.vlaanderen. Solliciteren kan totdat ASTER cv de geschikte persoon gevonden heeft.